W moim poprzednim artykule opisałam proces rekrutacji w Evertop. Dzisiaj będę kontynuować temat i skupię się na jednym z ważniejszych etapów rekrutacji, a mianowicie na procesie onboardingu. Zanim ten artykuł powstał, postanowiliśmy dopracować ten proces w naszym zespole oraz wprowadzić nowe elementy, które z pewnością będą miały pozytywny wpływ na adaptację (i nie tylko!) nowego pracownika w naszej firmie.

Przeczytaj też: Jak Wygląda Proces Rekrutacji w Evertop?

Przeczytaj też: Czy Kariera w IT Jest Dla Kobiet?

Zacznijmy od tego czym dokładnie jest onboarding i dlaczego jest tak ważny

Onboarding to nic innego jak wdrożenie nowego pracownika do firmy, zaznajomienie go z jego obowiązkami i z formą pracy. Jednak ważny jest sam sposób przeprowadzenia takiego procesu, ponieważ to ma ogromny wpływ na przyszłe zaangażowanie i produktywność pracownika. Dobrze przeprowadzony onboarding ma sprawić, że nowa osoba poczuje się dobrze już w pierwszych dniach w nowym miejscu. Dlatego warto pamiętać nawet o najdrobniejszych szczegółach, które mogą wydawać się oczywiste, jednak niestety często są pomijane.

Jak długo trwa proces onboardingu?

Jak już wspomniałam, onboarding wymaga czasu i nie kończy się pierwszego dnia w nowej pracy. Onboarding rozpoczyna się od momentu zatrudnienia i trwa do 3 miesięcy. W tym czasie, pracownik przyzwyczaja się do nowego środowiska, uczy się samodzielnej pracy oraz szuka własnych sposobów na efektywne wykonywanie zadań. Oczywiście warto w tym okresie okazać zainteresowanie pracownikiem i od czasu do czasu sprawdzać, czy dobrze się czuje w naszej firmie.

Jak przebiega proces onboardingu w Evertop?

Gdy przeszedłeś już proces rekrutacji w naszej firmie, czas na onboarding. Poniżej przedstawię jak wyglądają pierwsze dni pracy w Evertop.

1. Przygotowania do przyjęcia nowego pracownika

Po rekrutacji otrzymasz e-mail z podstawowymi informacjami o naszej firmie. Możesz z nich się dowiedzieć m.in.: jakich narzędzi używamy do komunikacji, jak korzystamy z kalendarza, a nawet możesz znaleźć szablon stopki do wiadomości e-mail. Dodatkowo dla programistów są informacje o standardach kodowania, git workflow itp. Na tym etapie przygotowywana jest cała niezbędna dokumentacja, narzędzia pracy czy konfiguracje kont.

W międzyczasie zespół jest poinformowany o dołączeniu nowej osoby.

2. Powitalny/informacyjny e-mail

Na kilka dni przed rozpoczęciem pracy otrzymasz wiadomość drogą mailową, z której dowiesz się dokąd masz się udać pierwszego dnia, do kogo się zwrócić i czego możesz się spodziewać w pracy. Taka informacja z pewnością obniży stres, który często towarzyszy czemuś nowemu i nieznanemu.

3. Oprowadzenie po biurze

Gdy przybędziesz już do naszego biura, załatwiamy niezbędne formalności, a następnie przechodzimy do zwiedzania biura. Pokażemy Ci wszystkie pomieszczenia i przedstawimy wszystkim naszym pracownikom. Kojarząc osoby, poczujesz się bardziej komfortowo w firmie. Zobaczysz również, gdzie znajduje się Twoje miejsce pracy, otrzymasz pakiet powitalny i osobistą kartę dostępu do biura. Następnie zaznajomimy Cię z naszymi benefitami, pokażemy jak korzystać z kuchennego sprzętu i krótko opowiemy o niektórych procedurach w firmie.

4. Szkolenia

W następnej kolejności przychodzi czas na szkolenie administracyjne, które nie zajmuje więcej niż godzinę. Oprócz dostępu do wszystkich wewnętrznych stron i kont, poinstruujemy Cię jak rezerwować sale konferencyjne czy jak wypełniać listę obecności.

Po szkoleniu spotkasz się ze swoim przełożonym, który zapozna Cię z Twoim zakresem obowiązków, przedstawi Twoje stanowisko w firmie oraz wyjaśni, w jaki sposób Twoja rola może przyczynić się do rozwoju naszej firmy.

5. Oficjalne powitanie

I na koniec nadszedł czas na małe powitanie za pomocą e-maila do wszystkich pracowników, w którym Cię przedstawimy, wyjaśnimy za co będziesz odpowiedzialny i w którym miejscu inni będą mogli Cię spotkać.

Podsumowanie

Adaptacja nowego pracownika odbywa się na 4 obszarach:

• procedury, sprawy administracyjne itp.,
• przydzielanie pracownikowi zadań i wyjaśnianie swoich oczekiwań w zrozumiały sposób,
• zapoznanie się z codziennym funkcjonowaniem firmy,
• integracja z zespołem.

Po mniej więcej miesiącu, gdy proces się zakończy, Evertop sprawdza zadowolenie swoich nowych pracowników za pomocą krótkiej anonimowej ankiety, po to, aby stale pracować nad udoskonaleniem całego procesu. Doświadczenia z pierwszej ręki są najcenniejsze, ponieważ to nowe osoby wiedzą najlepiej, czy wszystko poszło w dobrym kierunku i czy jest coś, co można jeszcze poprawić. Pamiętaj, że proces onboardingu powinien się rozwijać, dlatego wszelkie sugestie, które znalazły się w ankiecie będą niezwykle pomocne przy wprowadzaniu nowych zmian.

Uważam, że dobrze zaplanowany proces onboardingu powinien być priorytetem w każdej firmie, ponieważ to właśnie on jest kluczem do tego, aby relacje pracodawca-pracownik były zdrowe i satysfakcjonujące dla obu stron. Udane wdrożenie pracownika do firmy przekłada się na jego satysfakcję, pewność siebie i efektywność w późniejszym okresie.