KateIt!

Hvem er kunden?

En språkskole som driver med fjernundervisning. KateIt! sin største fordel er dens egne Stay-In-Touch-metode for fjernundervisning som gjør at man har jevn kontakt med språket man lærer. Denne opplæringsformen gjør det mulig å praktisere språket daglig, selv om man har det travelt. Systemets effektivitet er også basert på en fleksibel timeplan slik at enhver person enkelt kan finne en fri luke med tid i løpet av dagen sin. Læreplanen er individuelt tilpasset kundens behov og ferdigheter.

Prosjektets formål

Målet med prosjektet var å avlaste kunden for manuell håndtering som oppstod i løpet av språkopplæringen. Tidligere foregikk kontakten med hvert enkelt kursmedlem individuelt og via ulike kommunikasjonskanaler som kunden derfor ønsket å samle i ett system. Dette moderne systemet tar sikte på å forbedre kvaliteten på tjenestene som kunden tilbyr via optimalisering av deres ulike undervisningsprosesser – noe som også øker språklærernes arbeidseffektivitet.

Resultat

De tidligere brukte kommunikasjonsformene, som tekstmeldinger eller telefonsamtaler, begrenset kundens tid. Derfor samlet vi alt på ett sted slik at lærernes arbeidstid ble optimalisert og mer effektiv.

Kunden mottok en nettportal som ble dedikert til vedkommendes administratorer, samt mobilapplikasjoner til sine kursdeltakere og språklærere. Disse støttes av operativsystemene Android og iOS. I tillegg har vi opprettet én felles database. Denne fungerer som et internt lager og lagrer all nødvendig informasjon relatert til systemets funksjoner. Vi har også innført API-interface som gjør det mulig for systemets komponenter å kommunisere med hverandre slik at både informasjonen som presenteres på nettportalen og mobilapplikasjonene er den samme.

KateIt!-systemet er delt inn i tre moduler: brukeradministrasjon, kalender og kurs. Fordelen med prosjektet er at systemet har blitt mer moderne, noe som absolutt tiltrekker seg nye kursdeltakere.

Løsninger

Systemet har innført mange positive endringer og forbedringer som gjør det enklere for språkskolen å styre undervisningen. Kunden trenger ikke lenger å sende ut tekstmeldinger med ordliste til hver enkelt kursdeltaker daglig, da dette har blitt automatisert. Oppgaver ble tidligere sendt ut til deltakerne manuelt via e-post. I dag er ordlister og språktester tilgjengelige i mobilapplikasjonene. Kalenderen har blitt integrert med aktuelt undervisningsmateriale. I tillegg har systemet et innebygd betalingssystem.

Hovedfordelen med den funksjonen som vi har innført for kunden er først og fremst tiden kunden sparer på det som tidligere var videreformidling av informasjon og materiale til hver av kursdeltakerne separat. Dette systemet gav også kunden mulighet til å utvide aktivitetene sine, noe som resulterte i en dobling av antall kursdeltakere (fra 30 til 63) siden systemet ble innført.

Utfordringer

• tidligere ble kursene betjent helt manuelt (avtale om møtetid, gjennomgåelse av materialer og videreformidling av disse, samt kontrollstyring av hver deltakers læringskurve) via sms, e-post eller telefonsamtaler med hver kursdeltaker individuelt. Kundens problem var deltakernes begrensede tid,
• selskapets daglige drift må optimaliseres med automatiske funksjoner for alle hittil brukte kommunikasjonskanaler,
• manuell verifisering av hver innbetaling.

Fremtiden

For øyeblikket vurderer vi å forbedre brukeropplevelsen i kundens mobilapplikasjoner. Vi kan også legge til en chattefunksjon i applikasjonene. Denne gjør det enklere å holde kontakt med språklæreren. Andre tilleggsfunksjoner som kan legges til er gruppeundervisning og utvidelse av opplæringsmodul med rangeringer og prestasjonoppnåelser.