KateIt!

Kim jest Klient?

Szkoła języków obcych zajmująca się zdalnym nauczaniem. Cechą charakterystyczną KateIt! jest autorska metoda nauczania Stay-In-Touch, która pozwala na stały kontakt z językiem. Taka forma nauczania daje możliwość codziennej praktyki, nawet dla osób zabieganych. Skuteczność opiera się również na elastycznym grafiku, dzięki któremu każdy znajdzie trochę wolnego czasu w ciągu dnia. Program nauczania jest indywidualnie dostosowany do potrzeb i umiejętności klienta.

Cel projektu

Celem projektu było odciążenie klienta od manualnej obsługi toku nauczania każdego kursanta indywidualnie poprzez ujednolicenie wielu kanałów komunikacji. Nowoczesny system ma na celu poprawę jakości świadczonych usług poprzez optymalizację procesów nauczania, co również przekłada się na efektywność pracy lektorów.

Rezultat

Wykorzystywane wcześniej różne formy komunikacji z kursantem w postaci wiadomości tekstowych czy rozmów telefonicznych, ograniczały czas klienta. Dlatego zagregowaliśmy wszystko do jednego miejsca i dzięki temu praca została zoptymalizowana i usprawniona.

Klient otrzymał portal internetowy dedykowany dla administratorów oraz aplikacje mobilne dostępne na system Android i iOS dla kursantów i lektorów. Ponadto stworzyliśmy wspólną bazę danych, która jest wewnętrznym magazynem przechowującym wszystkie niezbędne informacje do funkcjonowania systemu. Wdrożyliśmy także interfejs API, który umożliwia komunikację pomiędzy pozostałymi komponentami systemu, a także zapewnia spójność prezentowanych informacji zarówno w portalu jak i w aplikacjach mobilnych.

System KateIt! podzielony został na trzy moduły: zarządzanie użytkownikami, kalendarz oraz kurs. Zaletą projektu jest unowocześnienie systemu, co z pewnością przyciąga nowych kursantów.

Rozwiązania

System wprowadził wiele pozytywnych zmian i udogodnień w postaci uproszczonego zarządzania nauczaniem w szkole językowej. Klient nie musi już codziennie, za pomocą sms-ów wysyłać powiadomień ze słownictwem dla każdego kursanta, ponieważ zostały one zautomatyzowane. Również ćwiczenia wysyłane były ręcznie za pośrednictwem poczty elektronicznej. Obecnie słownictwo oraz testy dostępne są w aplikacji mobilnej. Kalendarz został zintegrowany z materiałem, który jest aktualnie realizowany na zajęciach. Ponadto do systemu został wbudowany system płatności.

Korzyść jaką czerpie klient z wdrożonych przez nas funkcjonalności jest przede wszystkim zaoszczędzony czas, który wcześniej poświęcał na indywidualnym przekazywaniu wszystkich potrzebnych informacji kursantom. Dzięki temu zyskał możliwość rozszerzenia swojej działalności, czego efektem jest podwojenie liczby kursantów (z 30 na 63) od czasu uruchomienia systemu.

Wyzwania

• kurs w całości obsługiwany był ręcznie (umawianie terminów, ustalanie i wysyłanie materiałów indywidualnie dla każdego kursanta, kontrolowanie nauki) za pomocą sms-ów, poczty elektronicznej czy rozmów telefonicznych. Zatem problemem było ograniczenie czasowe klienta,
• poprawienie skali działania biznesu poprzez zautomatyzowanie wszystkich używanych dotychczas narzędzi komunikacji,
• ręczne weryfikowanie każdej płatności.

Przyszłość

Obecnie rozważamy udoskonalenie user experience w aplikacjach mobilnych. Ponadto do aplikacji możemy wdrożyć: chat, który dodatkowo ułatwi kontakt z lektorami, dodatkowe funkcjonalności takie jak: nauczanie grupowe oraz rozszerzenie modułu ćwiczeń poprzez dodanie do nich rankingów i osiągnięć.